Visitas de la DIAN: Lo que deben saber las pymes

Bogotá,15 de Setiembre del 2024.-Andrés Torres, Director de Cumplimiento y Normativa de Alegra.com ofrece información y consejos para que las pymes colombianas enfrenten de manera satisfactoria las visitas de la DIAN.

En un entorno empresarial cada vez más regulado, las inspecciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a los comercios en Colombia se han intensificado, desde principios de este año la entidad ha visitado más de 50.000 comercios.

De acuerdo con la entidad, estas inspecciones buscan asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias, como la emisión de facturas y comprobantes, que desde hace un tiempo es obligatorio para la mayoría de las empresas en el país.

Pero, ¿qué es lo que la DIAN realmente revisa durante sus visitas? y, ¿Cómo pueden prepararse las pymes para enfrentar estas inspecciones sin problemas? Andrés Torres, Director de Cumplimiento y Normativa de Alegra.com, comparte sus consejos.

Lo que pide la DIAN

Durante las visitas de la DIAN, uno de los aspectos fundamentales es verificar que las pymes estén emitiendo facturas y comprobantes POS electrónicos de acuerdo con la normativa vigente. Torres señala que las empresas deben solicitar únicamente los datos esenciales del cliente —nombre o razón social, NIT y correo electrónico— y entregar la factura de manera inmediata, evitando documentos alternos como remisiones o comprobantes sin validez fiscal.

Sin embargo, cumplir con estas disposiciones también depende de una elección estratégica: el proveedor de facturación. “Escoger un proveedor tecnológico confiable no es solo una cuestión operativa, es una decisión crítica para asegurar el cumplimiento con la DIAN,“ enfatiza Torres. Un proveedor que cumpla con los estándares de la entidad garantiza que las facturas se emitan de manera fluida y precisa. “Un buen sistema de facturación brinda a las pymes la tranquilidad de saber que están cumpliendo con sus obligaciones sin complicaciones,” añade.

Consejos para pymes

Frente a cualquier inspección de la DIAN y para llevar una gestión adecuada del negocio, es crucial que las pymes adopten prácticas que fortalezcan su cumplimiento fiscal y optimicen sus operaciones. Torres recomienda seguir estos pasos fundamentales:

1. Mantener los números en orden: Es esencial que las pymes organicen correctamente todos los comprobantes de transacciones, reportes contables y pagos realizados. Esto no solo facilita la toma de decisiones estratégicas, sino que también asegura que la empresa cumpla con sus obligaciones fiscales de manera eficiente. “Contar con sistemas en la nube que almacenen la información y permitan consultarla 24/7 es una ventaja competitiva clave para cualquier pyme que quiera estar al día con la DIAN y evitar sanciones,” afirma Torres.
2. Cumplir con los plazos establecidos por la DIAN: Las fechas límite impuestas por la DIAN para presentar declaraciones y pagos no deben ser tomadas a la ligera. El incumplimiento de estos plazos puede resultar en multas significativas. Utilizar recordatorios automáticos y tener un cronograma fiscal bien definido puede ayudar a las pymes a evitar retrasos.
3. Contar con asesoría profesional: Tener un contador o un asesor fiscal de confianza es indispensable para cualquier pyme. Estos profesionales no solo ayudan a garantizar que las declaraciones y reportes estén correctos, sino que también pueden ofrecer orientación para asegurar que la empresa esté cumpliendo con todas las normativas vigentes.